Il tempo, lo sappiamo, è sempre tiranno. In particolare per te che magari sei un imprenditore alle prime armi o hai aperto da poco partita IVA o magari hai già diversi anni di esperienza ma non sempre riesci a gestire al meglio la tua giornata.
Hai mai sentito parlare di time management? Con queste due parole, secondo una definizione che prendiamo in prestito da Wipedia, si intende:
“Un processo di pianificazione e controllo del tempo utilizzato per specifiche attività, in particolare per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività. Il time management può essere migliorato da una serie di competenze, strumenti e tecniche utilizzate al fine di realizzare specifiche attività, progetti ed obiettivi entro un determinato periodo di tempo”.
Diversi libri sono stati scritti sull’argomento così come sono state formulate diverse teorie, ma in questo caso ci occupiamo di aspetti un po’ più concreti. Ossia ti forniamo degli strumenti online, detti anche tool, che abbiamo provato in prima persona e che ti aiuteranno a gestire al meglio il tuo tempo.
A partire da oggi stesso.
Toggl: il work time tracker
L’inglese sintetizza in poche parole quello che riesce a fare questo tool: tracciare il tempo che dedichi al tuo lavoro. Magari hai provato diverse volte a utilizzare la tecnica del pomodoro, iniziando quindi con il fare delle liste, assegnando “pomodori” (tempi di 25 minuti) alle diverse attività, ma non è andata bene come vorresti. Oppure preferisci qualcosa che la misurazione del tempo proceda “indipendentemente da te”. Cosa significa?
Ti basta registrarti su Toggl, in maniera totalmente gratuita, descrivere in maniera sintetica l’attività che vuoi tracciare e premere su “start”. Partirà così un cronometro che potrai stoppare se per esempio vai a pranzo o vieni interrotto da qualcuno per poi riprendere quando effettivamente ti sarai messo a lavorare a quell’attività.
Caratteristiche principali di Toogl:
- Puoi legare diverse attività a un progetto e così avere idea di quanto tempo ognuna di esse richieda e capire quanto nell’insieme quel progetto sia più o meno impegnativo
- Puoi assegnare un tag alle diverse attività e avere un’idea più chiara dei servizi che per esempio offri;
- La funzione report che ti permette di avere una reportistica chiara – che puoi anche condividere con il cliente – in cui inserisci il nome del cliente, il budget prefissato e altre caratteristiche. Ti aiuterà a capire subito se il lavoro che stai portando avanti è pagato troppo poco rispetto al tempo impiegato;
- Puoi condividere le diverse attività e i progetti con altri membri del tuo team e creare diversi workspace;
- È collegato a Google Drive e ad Asana, di cui parliamo sotto
- Tramite la dashboard puoi visualizzare in un colpo d’occhio come sta andando la settimana o come sono andate quelle passate;
- Ha un blog sempre aggiornato con interessanti consigli su come gestire il tempo;
- Ha un’app che si sincronizza con la versione desktop, il che fa sì che continui a tracciare il tuo tempo pur cambiando device.
To do list online con Asana
Ammettiamolo: una delle cose che fa perdere parecchio tempo è la creazione di task (compiti da svolgere) e la loro gestione.
C’è chi ancora usa – e con successo – carta e penna e crea liste, chi si affida a Google Calendar che comunque è sempre un ottimo strumento, ma se vuoi programmare al meglio le cose che devi fare, suddividerle per progetti e riuscire a valutare di volta in volta qual è il rapporto impiegato, ti consigliamo Asana. Che, per altro, come dicevamo sopra, è collegato con Toogl.
Asana – che è anche il nome delle posizioni dello yoga in sanscrito – è uno strumento di project e time management che ha dalla sua diversi vantaggi: puoi dare vita a diversi progetti, dividerli in task e anche in sottotask e assegnare a ciascuno di essi dei tag.
Puoi inoltre:
- Attribuire una data entro cui un determinato task deve essere iniziato o concluso o entrambi
- Assegnare task o sotto task ai tuoi collaboratori
- Puoi aggiungere commenti, documenti, note
- Puoi rendere ricorrenti alcuni task
- Collegare Asana a Google Calendar
- Se un cliente ti manda delle cose da fare, puoi inoltrarle via mail ad Asana
- Ha una versione mobile molto aggiornata
Il team di Asana ha inoltre di recente aggiunto 7 nuove integrazioni come si può vedere sul blog. Tra queste, l’integrazione con Zenefit che permette di gestire anche le risorse umane, le buste paga e i benefit ed Everhour che permette di tracciare il tempo di ogni attività.
Asana ti aiuta così a gestire al meglio il tempo, a dare una scadenza ai tuoi progetti e a gestire meglio il lavoro con i tuoi collaboratori evitandoti di mandare diverse email o dovendo loro ricordare di volta in volta cosa devono fare.
Pianificare la settimana con Week Plan
Un altro strumento di time management che a nostro avviso è molto utile è Week Plan. Quante volte ti capita di non ricordarti cosa hai fatto la settimana scorsa o di non avere una visuale completa di cosa dovrai fare per tutta la settimana?
Con questo tool, che presenta sezioni suddivise per ruoli e obiettivi, potrai invece avere le idee chiare. Inoltre, visto che spesso si pensa a obiettivi da raggiungere non nell’immediato, all’interno del tool trovi una “sorta di parcheggio” (chiamato “Parking lot”) dove posizionare temporaneamente attività che potrai poi inserire nelle settimane successive.
Nella versione free puoi inserire massimo 3 liste, diventa illimitato nella versione a pagamento. E se ti viene in mente di aggiungere un’altra cosa da fare nella tua settimana già pianificata? Poco male: basta fare clic su un qualsiasi giorno della settimana per aggiungere un nuovo compito e impostarne la priorità.
In questo video puoi vedere come personalizzare Week Plan:
Inoltre con Week Plan puoi:
- Pianificare mensilmente
- Impostare il timer del Pomodoro (di cui parlavamo sopra)
- Pensare ai tuoi compiti in termini di ruoli.
Quest’ultima funzione, oltre ad aiutarti a chiarire meglio cosa fai e quali sono le attività che svolgi quando stai facendo un determinato lavoro, ti aiuta a far sì che tu non ti concentri troppo su un aspetto anziché un altro trascurando cose che nel tuo lavoro sono determinanti.
Un esempio? Mettiamo il caso che tu abbia un’azienda che si occupa di traduzioni, magari punti sui collaboratori, sul fatto di avere tra i tuoi clienti aziende di un certo livello, sulla qualità delle traduzioni, sulle tempistiche e molto altro, ma tralasci l’importanza del fare pubbliche relazioni e andare ad eventi dove potrebbero esserci tuoi clienti.
Quelli elencati sono solo alcuni dei tool che esistono online per il time management, ovviamente come per ogni strumento, sarai tu a dovere capire quale fa al caso tuo e soprattutto quale davvero cambia la tua vita lavorativa.
