Roba da imprenditori: Come gestire un team? Come essere un bravo Team Manager?

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Per essere dei bravi imprenditori di successo occorre essere dei bravi Team Manager, altrimenti tutto il dispiegarsi delle attività quotidiane non crea valore e genera sprechi, ridondanze e perdita di tempo. L’imprenditore per creare valore ed ottenere successo deve essere un abilissimo organizzatore: occorre organizzare un Team, scegliere le giuste risorse umane, avere ottime capacità di coordinamento funzionale e di comunicazione per fare sì che il Team possa essere davvero produttivo. In questa guida cerchiamo di comprendere come un imprenditore deve essere in grado di coordinare e rendere davvero produttiva la propria squadra di collaboratori.

Team: che cos’è e quali sono le tipologie più diffuse in un’impresa?

Un team può essere descritto come una squadra di persone organizzate per lavorare insieme o un gruppo d’individui che svolgono un lavoro simile, oppure, che si trovano sotto la supervisione della stessa persona, l’imprenditore, capo dell’azienda.

I team non sono tutti uguali, sia in termini d’organizzazione che di prestazioni richieste ai diversi membri. Per complicare ulteriormente le cose, non tutti i team sono davvero dei team ed, alcuni gruppi di persone, occasionalmente svolgono un “fenomenale” lavoro di squadra. All’interno di un’impresa, possiamo reperire diverse tipologie di team che si contraddistinguono per le peculiarità intrinseche e per il modo d’interazione oltre che di coordinamento organizzativo:

  • Team funzionale: un gruppo dell’organizzazione posto sotto la supervisione di un unico imprenditore e che non necessariamente lavora insieme per conseguire gli obiettivi di gruppo,
  • Team interfunzionale: un gruppo formato da membri provenienti da funzioni diverse che dedicano parte del loro tempo alle attività del team e parte ad altre responsabilità funzionali,
  • Tiger team: un gruppo formato da membri provenienti da diverse funzioni organizzative che dedicano totalmente il proprio tempo alle attività del team,
  • Task force: un gruppo temporaneo costituito per risolvere un particolare problema o esplorare un’opportunità particolare,
  • Comitato: un gruppo permanente che sviluppa e controlla l’applicazione di una particolare filosofia, politica o serie di pratiche.

Per quanto concerne il team ad alta performance, si tratta di un gruppo di persone con abilità complementari che interagiscono per raggiungere un comune obiettivo, è un gruppo di persone impegnate a raggiungere uno scopo comune, con obiettivi di performance comuni ed un approccio che li fa ritenere collettivamente responsabili.

Lavorare in Team: vantaggi e problemi per l’imprenditore

Quali sono i vantaggi di un team che l’imprenditore può sfruttare al massimo? In questo mondo sempre più complesso, la sinergia generata dalle diverse abilità, esperienze, motivazioni dei singoli membri permette al gruppo di reagire molto più rapidamente ai cambiamenti tecnologici, economici e di mercato. Un team efficiente può prendere decisioni migliori, muoversi più in fretta e risolvere problemi con maggiore creatività rispetto ad un qualsiasi gruppo di persone talentuose ma che lavorano in modo indipendente. Il team è fonte di soddisfazione e motivazione, che le spinge ad ottenere performance ancora migliori. I principali vantaggi del formare un team sono ascrivibili:

  • performance migliore dovuta ad una conoscenza ed una base di esperienze più ampia,
  • maggiore creatività, prospettiva più ampia e migliore efficacia nell’affrontare i problemi,
  • volontà di reagire ai cambiamenti ed assumere i rischi,
  • responsabilità condivisa per gli incarichi ed impegno condiviso per gli obiettivi,
  • delega più efficace dei compiti,
  • ambiente più stimolante e motivante per i membri del team.

E’ necessario sapere comprendere sempre i problemi del team: in presenza di alcuni problemi o situazioni, dare vita ad un team potrebbe non essere la soluzione migliore. Perché? I team non funzionano sempre senza intoppi. A volte, effettivamente, è meglio lavorare da soli. I problemi più comuni sono:

  • obiettivi poco chiari o contradditori,
  • persone che non lavorano bene insieme,
  • necessità di tempo.

In qualità di leader di un team, l’imprenditore se vuole essere certo di formare un gruppo veramente produttivo, deve tenere conto degli aspetti problematici che possono insorgere all’interno della squadra.

Come deve essere organizzato un valido team?

È necessario capire e chiarire gli obiettivi, impegnarsi a raggiungerli, concordare un approccio metodologico al progetto, garantire una formazione incrociata dei membri, sviluppare un processo per portare a termine gli incarichi, eseguire il processo, valutare ed “auto correggere” il processo a seconda dei risultati, comunicare con tutte le parti interessate: sono questi i vari steps che costituiscono una metodologia comune di lavoro.

  1. Identificare gli scopi di un team: un team viene costituito per uno scopo ben preciso (ad esempio: lanciare una linea di prodotti o affrontare esigenze di crisi immediata);
  2. Riconoscere l’ambito di attività di un team: i team spesso hanno l’autorità esclusiva sulle decisioni relative alle proprie operatività e processi, ma l’imprenditore deve approvare e supportare le sue attività. Un team può prendere decisioni sulle risorse ma all’interno dei limiti di budget stabiliti dall’imprenditore. Come leader del team, il titolare d’azienda deve avere una visione condivisa dello scopo del team e si deve concordare sulle argomentazioni seguenti:
  • decisioni relative al personale, specie per i team interfunzionali,
  • spese oltre i livelli di budget,
  • collaborazione con esperti o consulenti esterni o acquisto di risorse aggiuntive,
  • cambiamenti lungo la fase della pianificazione.
  1. Occorre assicurarsi sempre che tutti i membri del team capiscano e comprendano l’ambito di attività del team, in particolare:
  • quali decisioni prendere,
  • quali decisioni saranno prese all’esterno del gruppo,
  • come e quali saranno i mezzi di comunicazione attraverso le quali le decisioni saranno comunicate a tutti gli interessati.

E’ proprio nella fase di planning che vanno considerate le caratteristiche prevedibili dei team produttivi: infatti, i membri concordano sugli obiettivi, si impegnano nel raggiungerli, partecipano alla definizione di obiettivi specifici e realistici; inoltre, gli obiettivi aziendali sono più importanti di quelli individuali. I membri devono avere ben chiari i ruoli e, se necessario, si “delegano” le responsabilità, contribuiscono a creare un insieme di abilità ed esperienze che vanno condivise per creare valore aggiunto.

I membri per essere produttivi devono avere una mentalità aperta, spiccata, versatile ed assumersi il rischio; le decisioni vengono prese sempre con criteri sostanziali e non in base alla posizione di chi ha proposto l’idea.

Dare vita ad un team produttivo richiede molte abilità personali: comunicazione, comprensione, negoziazione e pazienza!

La ricetta per creare un buon team può essere considerata la seguente:

  • buon senso e buona educazione: 50%,
  • desiderio condiviso di un risultato positivo: 20%,
  • processi chiari: 20%,
  • conoscenza dei contenuti: 10%.

Si tratta di mescolare gli ingredienti ed impastare fino ad ottenere un team di successo. Notare che la conoscenza dei contenuti fa parte della ricetta, ma non è l’ingrediente principale.

Affinchè il team sia altamente produttivo, occorre uno sforzo da parte dell’imprenditore: si tratta di un processo complesso che richiede un costante impegno, ma ne vale la pena!

  1. Preparare il team al successo: in qualità di leader del team, l’imprenditore rappresenta il collegamento tra il gruppo ed i vari stakeholders o portatori d’interessi imprenditoriali. Prima di iniziare, occorre preparare il team al successo, in quale modo? Porsi sempre delle domande in ogni momento della vita aziendale.
  • Lo scopo del team è chiaro?
  • I budget e le scadenze sono realistici?
  • Le risorse sono adeguate per ciò che s’intende realizzare?
  • Il team ha l’autorità ed il supporto necessario per svolgere il lavoro?
  1. Essere propositivi: nella realizzazione di un team, come del resto, nella vita quotidiana e professionale, l’imprenditore deve essere creativo. Dirigere un team significa anche prendere l’iniziativa. Se un imprenditore è a corto di risorse, si deve lavorare sui contatti, raccogliere idee ed aiuto da tutte le persone adeguate, chiedere la collaborazione di altre persone e collaboratori anche esterni, usare lo spirito di iniziativa per trovare le persone, gli strumenti e le tecnologie che occorrono per realizzare il lavoro.

Fare un passo indietro richiede saggezza ed un uso attento dell’influenza. Ma ogni volta che l’imprenditore dirige un team con successo, deve essere in grado di diventare più abile ad attrarre le persone che desidera effettivamente nel team.

  1. Essere realistici: se l’imprenditore è sicuro che le scadenze siano proibitive o che le risorse siano scarse, si deve comunque essere in grado di ammettere i limiti temporali e di risorse ai membri del proprio team.
  2. Riconoscere i segni di fallimento: i team possono fallire vari modi; occorre saper riconoscere i segni del fallimento come primo passo per assicurarsi che il team non prenda la piega sbagliata. Perché i team falliscono?

Tra le cause di fallimento vi sono:

  • la mancanza di supporto dal Top Manager,
  • risorse inadeguate,
  • leadership debole,
  • obiettivi contradditori,
  • attività del team limitata al lavoro, ignorando i rapporti interpersonali,
  • i membri del team non si assumono responsabilità alcuna,
  • i membri sono troppi o troppo pochi,
  • mancanza di un senso di interdipendenza e di una visione comune,
  • sistemi di incentivazione inadeguati.

Una pianificazione attenta può aiutare a preparare il team al successo su tutti i livelli.

Come dare vita ad un team produttivo?

A volte il leader di un team ha l’opportunità di assemblare una squadra partendo da zero e, a volte, il leader di un team già esistente può modificare il personale fino ad un certo punto, sostituendo qualcuno che esce dall’impresa, trasferendo le responsabilità da un membro ad un altro o usando la propria influenza per incrementare lo staff.

Anche se, team diversi possono richiedere requisiti e competenze diversi, ogni team abbisogna del fatto che alcuni ruoli possano essere condivisi. Alcuni ruoli si sovrappongono e spesso si possono fare ruotare. Alcuni tipi di team possono avere una leadership condivisa, specie quelli autogestiti.

Selezionare i membri adatti: quando si seleziona i membri, l’imprenditore deve optare per quegli individui che possano apportare un contributo valido all’azienda, mediante una serie di competenze complementari. Non dobbiamo cercare solo le persone che possiedono le abilità richieste dal team, ma pure, quelle che hanno il potenziale per svilupparle.

Anche se, la combinazione ideale varierà in funzione della mission del team, le qualità tecniche e funzionali necessarie per creare un team davvero produttivo sono ascrivibili alle seguenti:

  • capacità decisionali e di problem-solving,
  • capacità interpersonali,
  • capacità di gruppo.

Chi entra a fare parte di un team deve avere determinate capacità: i leader dei team di successo affermano che l’atteggiamento è tanto importante quanto l’abilità e l’esperienza dei membri.

Che dimensione deve avere un team? C’è una tendenza naturale a fare diventare i team troppo grandi. Il leader è portato a coinvolgere nel processo tutti quelli che saranno influenzati dagli esiti del lavoro della squadra. Se in un team ci sono troppe persone, la produttività e l’efficacia ne risentiranno.

Suggerimento utile: per stabilire le dimensioni di un team, si deve optare per un team di piccole dimensioni (dai 5 ai 9 membri) quando i compiti sono complessi e richiedono abilità specifiche. Si deve ricorrere a team di dimensioni più grandi (fino a 25 persone) quando i compiti sono abbastanza facili e lineari. Occorre “spezzare” un grosso team in sottogruppi, per delegare i compiti e si deve fare in modo che il numero dei membri sia dispari per facilitare il processo decisionale, così le votazioni a maggioranza non finiranno in parità.

Reclutare i membri del team: i membri che si propongono volontariamente per lavorare in un team aziendale tendono ad impegnarsi molto di più di coloro che vengono assegnati. Con un’idea strategica chiara, sarà più facile reclutare i membri del team che si desidera.

I consigli utili per selezionare i membri del team sono ascrivibili ai seguenti:

  • reclutare individui che possano contribuire con una combinazione complementare di abilità (capacità di gestione del progetto, competenze finanziarie) al raggiungimento degli obiettivi strategici fissare in fase di planning,
  • selezionare individui con talenti specifici decisionali e di problem solving,
  • chiedere consiglio al superiore e ai colleghi, sempre in ogni fase,
  • cerchiamo individui che abbiano esperienza di lavoro in team,
  • troviamo persone che vedano questa esperienza di lavorare in team come opportunità per unire la propria abilità a quella degli altri.

Essere sensibili alle motivazioni: tutti quelli che entrano in un team portano competenze, riserve, interessi e motivazioni. L’arte del reclutamento prevede che si comprendano le esigenze ed i desideri delle persone e si cerchi di soddisfarli.

Essere chiari su contributi e gratifiche: occorre assicurarsi che i membri del team sappiano in che modo i loro contributi comporteranno delle gratifiche. I team che tengono in considerazione le esigenze individuali delle persone svolgono un lavoro migliore rispetto a quelli che si concentrano solo sulle competenze.

E per chi non ama viaggiare? Eppure per molti team il viaggiare è indispensabile, quando si riduce al minimo i viaggi per i membri “stanchi”, il team diventa più produttivo. Si deve incoraggiare i membri del team che vogliono ridurre i viaggi a migliorare i metodi di comunicazione “virtuale”. Si deve stabilire accordi su come, quando e con che frequenza comunicare l’uno con l’altro, virtualmente o di persona. Si devono programmare bene le riunioni: la prima riunione è importantissima, ma le successive possono essere gestite anche virtualmente.

Come si deve dirigere un Team?

Il ruolo dell’imprenditore e leader del team potrebbe anche iniziare con l’identificazione della mission originale, la pianificazione del progetto e la scelta dei membri ma, il vero lavoro comincia proprio dalla capacità di costui nello sviluppare le competenze del team.

Il leader deve anticipare ed essere pronto a fronteggiare situazioni interpersonali che possono sorgere all’interno del gruppo; infatti, i team attraversano diverse fasi di sviluppo che spesso includono momenti di tensione e conflitto, prima di stabilizzarsi su un proprio stile particolare di lavoro collettivo. Il leader deve essere in grado di avere carisma nel guidare il team attraverso le varie fasi in quanto per il raggiungimento degli obiettivi, è importante sapere gestire tanto il processo di evoluzione dei gruppi quanto il contenuto delle attività.

Organizzare la riunione iniziale: sia che si inizia un progetto con un nuovo team sia con uno già esistente, una riunione iniziale o preliminare può preparare lo scenario per tutte le persone coinvolte. All’ordine del giorno ci saranno necessariamente i seguenti punti:

  • presentazione dei membri del team: si deve chiedere a ciascun membro di raccontare qualcosa su se stesso (nome, cognome, formazione, esperienze, ruolo),
  • spiegare con chiarezza a tutti lo scopo del team,
  • stabilire delle regole generali sul lavoro del team,
  • iniziare ad instillare un senso di mission e coesione sociale.

Chiarire gli obiettivi del team a tutti i membri: una volta individuati gli obiettivi generali, è giunto il momento non solo di illustrare gli obiettivi al gruppo ma, di definirli con più precisione oppure di suddividere gli obiettivi generici in obiettivi specifici.

Tutto questo aiuta il gruppo a sentirsi parte della mission ed ad avviare la trasformazione del gruppo in team. Inoltre, si deve chiedere a ciascuno di descrivere la filosofia e lo scopo del team con degli aggettivi, occorre creare uno slogan, facile da ricordare e che richiami alla memoria dei membri del team l’obiettivo del loro lavoro.

Concordare semplici regole: per agevolare il lavoro del team si devono introdurre altre regole; si deve discutere con il team e decidere che:

  • tutte le riunioni inizieranno e finiranno in orario,
  • ogni riunione avrà un ordine del giorno,
  • tutti i membri del team parteciperanno alle riunioni,
  • le divergenze di opinioni saranno accettate ed esaminate,
  • tutti i membri forniranno informazioni agli altri.

I leader ed i membri delle squadre di successo sanno che un team è interdipendente: perché un team abbia successo è indispensabile poter confidare gli uni sugli altri. I leader ed i membri di team di successo hanno una cosa in comune: la capacità di porre da parte il proprio ego.

Spesso capiterà di avere tra i membri del team persone con più esperienza in alcune aree; il ruolo dell’imprenditore deve adattarsi al team e può assumere le seguenti funzioni:

  • leader come promotore: avviare le azioni ed i processi che promuovono lo sviluppo e la performance del team,
  • leader come allenatore: agiamo da consigliere, consulente e tutore per aiutare i membri del team a migliorare la propria performance,
  • leader come modello: modellare il nostro comportamento e le prestazioni per rispecchiare ciò che auspichiamo dal team,
  • leader come negoziatore: le persone del gruppo possono avere modi diversi di pensare, agire, relazionarsi ed esprimersi. Si deve essere aperti a queste differenze e riconoscere che queste qualità possono essere difficili da gestire, ma sono ciò che rende il team dinamico ed efficace.

La comunicazione, è il segreto per mantenere produttivo un team e farlo funzionare senza intoppi. Possiamo ottenere il massimo dal team se si stabilisce una prassi formale di dialogo tra i membri. Nel processo di comunicazione, si deve ascoltare il team.

Quando i leader ignorano ripetutamente i consigli ed i pareri dei membri del team, è tutto il gruppo a soffrirne. Il leader che non ascolta, riduce le possibilità di vittoria della squadra e “scoraggia” coloro che vorrebbero apportare dei precisi contributi. Il leader che dice “è così che deve essere” con ogni probabilità demotiverà i membri a dare il loro apporto.

D’altra parte, il leader che apprezza i contributi degli altri invoglia tutti i membri del team a dare il massimo. Ascoltare e valutare le idee diventa un ciclo di successi e ricompense. Il fatto di usare le buone idee di un membro del team, fa progredire l’intera squadra e ricompensa contemporaneamente l’individuo ed il gruppo.

Alle riunioni del team, il leader dovrebbe chiedere esplicitamente ad ogni membro che cosa ne pensa riguardo una proposta, in modo da avere il coinvolgimento di tutti. A turno, si deve dare a ciascuno la possibilità di parlare: alcuni membri potrebbero essere timidi e restii ad interrompere un acceso dibattito per esprimere la propria opinione.

Concedendo a ciascuno il tempo per partecipare, il team potrà beneficiare dell’opinione di tutti i membri. I punti di vista opposti possono diventare una ricca fonte d’idee, ma devono essere gestiti con attenzione.

Il leader deve “spronare” il team a parlare di obiettivi! Parlare degli obiettivi aiuta a garantire che tutti stiano lavorando per realizzare la stessa cosa e, risulta necessario preparare frequenti rapporti sull’avanzamento (report) da distribuire a tutti i membri del gruppo.

Vedere l’avanzamento del progetto in forma scritta, ricorderà dove siamo e dove vogliamo arrivare: il leader deve essere in grado di comunicare in forma scritta per vari motivi. Si deve prendere lezioni di scrittura aziendale ed usare un manuale di stile o un libro di grammatica per essere bravi comunicatori aziendali.

Un ambiente di lavoro piacevole è il luogo più efficace per svolgere un lavoro di gruppo: si deve creare un’atmosfera in cui ognuno si senta riconosciuto e non abbia problemi a dare il proprio contributo: si tratta di creare una cultura positiva.

Una cultura di supporto reciproco aiuta i membri del team a svolgere al meglio il proprio lavoro: il compito del leader è quello di mostrare sensibilità verso quei settori in cui le persone devono svilupparsi come players della squadra ed allenarli ad ottenere ciò di cui hanno bisogno.

In qualità di leader si deve chiarire, fin dal principio, quali debbano essere i valori aziendali: se i valori vengono rispettati con coerenza all’inizio e durante il processo, si riuscirà a creare un ambiente di lavoro sano e favorevole. Il successo sarà garantito e ben ricompensato!

Jacqueline Facconti

Jacqueline Facconti

Dr.ssa FACCONTI JACQUELINE. Laurea magistrale in STRATEGIA, MANAGEMENT E CONTROLLO conseguita con votazione 110 e lode, Master in Comunicazione, Impresa, Assicurazione e Banca. Web Editor e Web Content Manager, Redattore e cultrice di materie economiche, finanza, assicurazione e merceologia. Esperta in Quality e Human Resource Management, scrittrice professionista e collaboratrice presso U.O Tributi Comune di Sarzana.

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