La qualità è divenuta un fattore competitivo e strategico su cui ogni imprenditore deve necessariamente fare leva per rimanere sul mercato, essere competitivo e per distinguersi dalla concorrenza. Qualità è anche sinonimo di soddisfazione del cliente interno ed esterno e, di ogni parte e/o soggetto e/o istituzionale che abbia un interesse economico e/o sociale e/o ambientale nei confronti della vita d’impresa.
Cerchiamo allora, in questa utile guida di capire insieme il significato di Sistema di Gestione per la Qualità, oggetto di studio e di disciplina della Norma internazionale UNI EN ISO 9001. Per prima cosa occorre osservare che l’espressione Sistema di Gestione o la traduzione anglosassone Management System indica ed è sinonimo di Sistema di Governo.
Questo richiama il semplice fatto che il soggetto economico, l’imprenditore o un Amministratore delegato o altra figura rivestita della delega, è chiamato a definire i requisiti di sistema che deve possedere la propria impresa o organizzazione aziendale (di qualsiasi dimensione) al fine ultimo di soddisfare in modo efficace e continuativo le esigenze dei clienti. Solo in questo modo, il successo è assicurato. Più soddisfazione, più clienti, più vendite, più introiti e maggiori guadagni! Ecco perchè è rilevante trattare del fattore qualità per un aspirante o già attivo imprenditore. Qualità non è solo una necessità ma è un fattore di economicità e di garanzia di maggiori ricavi.
Qualità ed impresa: un connubio vincente
Qualsiasi impresa, indipendentemente dalle dimensioni e dall’ambito in cui opera (se impresa manifatturiera, artigianale, di servizi, etc.) deve seguire determinate regole e standard per soddisfare i requisiti cogenti, richiesti e latenti tra loro collegati e che si influenzano in maniera reciproca.
In tale modo, l’imprenditore moderno deve saper cogliere le sfide e vincere la competizione, in che modo? Semplice, sapere implementare un Sistema di Gestione per la Qualità, inteso come un insieme di regole e di requisiti (più o meno “stringenti”) che debbano essere soddisfatti per guidare e tenere sotto controllo un’organizzazione per quanto concerne la qualità (“estesa”, comprensiva di tematiche ambientale, di eticità, di sostenibilità sociale, salute e sicurezza lavoratori, etc.).
Le regole che formano il Sistema di Gestione della Qualità devono, in altri termini, concernere tutte le attività imprenditoriali necessarie per il pieno soddisfacimento degli obiettivi organizzativi:
1. rapporti con la clientela (interna e/o esterna),
2. la progettazione dei prodotti/servizi,
3. la produzione/erogazione del prodotto/servizio,
4. la vendita del prodotto e/o erogazione del servizio.
Come devono essere le regole che un imprenditore deve stabilire? Le regole di un Sistema di Gestione per la Qualità devono essere: semplici, concrete, complesse, formali, informali, scritte, verbali. Si ricorda, inoltre, che il campo di applicazione ed il rispetto delle regole deve essere finalizzato a conservare, ripetere e migliorare le prassi che portano l’impresa al successo. Questo vale per tutte le organizzazioni di grandi, medie e piccole dimensioni, anche per le ditte individuali.
Modello di riferimento: uno standard per ogni impresa
Anche se la vita d’impresa differisce da ogni altra organizzazione nel tempo e nello spazio, tuttavia, i requisiti che sono contenuti nella normativa rappresentano un modello di riferimento (Best Practice) che devono essere “adattate” ai fattori contestuali ed agli eventi che occorrono.
Lo scopo della norma UNI EN ISO 9001 rimane quello di porre a disposizione dell’imprenditore, un validissimo modello di riferimento che fornisca delle Guide Lines finalizzate all’ottenimento di un valido risultato ottimale in un determinato campo. Le linee guida sono assolutamente applicabili a tutte le imprese.
Definire i requisiti: cosa deve considerare un imprenditore?
Se sei un potenziale o già avviato imprenditore, sicuramente per definire i requisiti della tua organizzazione aziendale, devi capire quali sono le caratteristiche più importanti e strategiche quali:
1. aspetti e processi dell’organizzazione che hanno influenza ed impatto sulla qualità del prodotto/servizio erogato,
2. decisioni aziendali (politica aziendale) conformi alla norma,
3. caratteristiche del prodotto/servizio che abbiano un impatto sulla soddisfazione della clientela
4. requisiti cogenti, ovvero quelli stabiliti dal dettato normativo
5. requisiti stabili dalla clientela (attuali e/o potenziali).
Ricorda che la UNI EN ISO 9001 è generale e valida per tutte le imprese, non intende perseguire l’uniformità, dato che ogni impresa è diversa dall’altra ma, rappresenta comunque un validissimo modello, uno standard al quale le imprese devono aspirare ed adattare alle proprie peculiarità.
Ragiona per processi mai per funzioni
Per essere vincenti dal punto di vista organizzativo, un imprenditore deve ragionare “per processi” mai per singola funzione aziendale (vendite, amministrazioni, marketing, ricerca&sviluppo, etc.). E’ un gravissimo errore!
Ricorda sempre che un processo è ogni attività o insieme di attività che utilizzano risorse (materie prime, manodopera, etc.) per trasformare input in output (prodotti e/o servizi). Il concetto di processo è alla base della vita imprenditoriale e della vita quotidiana. Ad esempio, pensate anche quando preparate un pasto, seguirete certi step ed attività complementari tra loro per trasformare la pasta, il sugo etc. in un gustoso piatto di spaghetti al pomodoro da gustare a tavola!
L’elemento fondamentale di un qualsiasi processo aziendale e di vita quotidiana è la chiarezza dell’obiettivo finale (preparare un gustoso piatto di spaghetti al pomodoro con basilico) e la correlazione con gli altri eventuali processi appartenenti allo stesso macroprocesso al fine di raggiungere un obiettivo comune (fare la spesa quotidiana e nutrirsi con gusto ed in salute).
Approccio per processi: conclusioni
Ricorda sempre che la norma internazionale UNI EN ISO 9001 dice che ogni impresa, indipendentemente dalla dimensione e dai prodotti erogati, per funzionare correttamente deve determinare e governare numerosi processi tra loro collegati che si influenzano reciprocamente che hanno lo scopo di raggiungere gli obiettivi prefissati.
I vantaggi per ogni imprenditore che vuole essere di successo sono:
1) comprensione e soddisfacimento dei requisiti dei clienti,
2) analisi dei processi in termini di valore aggiunto,
3) miglioramento dei processi in base a misurazioni oggettive,
4) conseguimento di efficienza, efficacia, economicità, qualità.
Ciò si traduce in maggiori introiti e ricavi, a beneficio delle tue tasche, In bocca al lupo!
